Eigentlich ist der Begriff „Zeitmanagement" ziemlicher Blödsinn – schließlich vergeht die Zeit ohne Rücksicht darauf, ob man sich mit ihr beschäftigt, sie sogar professionell „managed" oder ob man einfach nur faul herum liegt. Das einzige was man managen kann, ist man selbst. Optimales Zeitmanagement heißt also nicht mehr als gutes Selbstmanagement!
Zu gutem Selbstmanagement gehört es vor allem, dass Du dich selbst gut kennst und weißt, wo Du gerne trödelst, Zeit verschwendest und welche Dinge Dir die Zeit wegfressen.
Also: Wann ist Deine faulste Zeit am Tag? Lässt Du dich gerne ablenken? Wer oder was kann Dich überall losreißen? Was tust Du gar nicht gerne? Hast Du Durchhaltevermögen und wenn ja, wo? Verquatschst Du dich gerne? Und hast Du oft das Gefühl, das der Tag viel zu schnell vorbei war und du gar nix geschafft hast? Was ist dein Plan?
Deine Antworten auf diese Fragen sagen einiges über Dich und deinen Umgang mit Zeit aus. Und ab und an mal Zeit zu verschwenden, ist auch nicht schlimm und entspannt. Erst gewohnheitsmäßiges Zeit verprassen stellt Dir spätestens im Beruf ein Bein, wenn Du deine Aufgaben nicht rechtzeitig erledigst und sich niemand deswegen auf Dich verlassen kann.
Durch einfaches Planen kannst Du die Dir zur Verfügung stehende Zeit besser ausnutzen und musst dabei gar nicht soviel tun. Wichtig ist es, dass Du schriftlich planst und in einem festen System, dass Du gut nutzen kannst. Das kann ein Kalender oder ein Notizbuch sein, ein so genannter Filofax oder ein PDA, manche Leute planen auch alles im Computer. Hauptsache, Du hast alles an einem Ort und ohne verwirrende Zettelwirtschaft.
An einem mit verschiedenen Aufgaben voll gestopften Tag gibt es sicher die eine oder andere Sache, die mehr oder weniger wichtig ist als andere. Und gerade die weniger wichtigen Dinge sind dabei oft die großen Zeitfresser.
Einfaches Gegenmittel: schätze nach dem Aufschreiben die Wichtigkeit ein, das heißt: setze Prioriäten. Eisenhower hatte dazu eine todsichere Methode - Er teilte alle Aufgaben in vier Kategorien ein:
Kategorie A kamen alle Aufgaben, die sehr dringend und wichtig waren, die er also nicht an jemand anderen delegieren konnte und die noch dazu sofort erledigt werden mussten.
Kategorie B ordnete er alle Aufgaben ein, die zwar sehr dringend, aber nicht wichtig waren. Hier entschied er dann, ob er sie sie zur sofortigen Erledigung weitergab an seinen Assistenten oder ob er sie selbst schnell erledigen musste.
Kategorie C wurden alle Aufgaben gepackt, die nicht dringend waren, aber wichtig. Die schob er auf nachmittags, wenn er Zeit haben würde.
Kategorie D landete alles, was weder wichtig noch dringend war. Das schmiss er direkt in den Papierkorb.
Aber es gibt noch ein paar mehr Tricks für optimal genutzte Zeit:
- Schätze die Zeit ein, die Du ungefähr für eine Aufgabe brauchst und plane immer Pufferzeiten ein. Das heißt auch, dass Du immer nur 60 Prozent deiner Zeit verplanen solltest, damit Dir unvorhergesehene Dinge nicht den Plan verderben.
- Nimm Dir eine goldene Stunde, also eine Stunde am Tag, in der Dich niemand stört – kein Kollege oder Familienmitglied, kein Telefon, keine E-Mail. In so einer ruhigen Stunde kannst Du hervorragend arbeiten und richtig viel schaffen.
- Nutze die Salami-Taktik und zerteile große, langwierige Aufgaben in kleine, überschaubare Häppchen
Damit dein Zeitmanagement-Erfolg keine einmalige Aktion bleibt, kommen wir jetzt zu einem entspannenden Teil:
Belohne Dich für deine Erfolge! Es geht doch runter wie Öl, dass Dein Chef ein erstauntes Gesicht macht, wenn Du Arbeitsergebnisse früher als erwartet abgibst, oder?!
Das heißt auch: Sporne Dich selbst an und nutze die Erfahrungen, die Du machst, um dein persönliches Zeitmanagement zu optimieren und es ganz auf Dich und deine Bedürfnisse anzupassen. Denn wenn Du geübt hast, einen Blick auf Dich selbst zu werfen und dich ein wenig selbst zu managen, ist die Zeit kein Gegner mehr für dich, sondern eher ein Freund und guter Mitarbeiter.
Feiere sie, sei stolz und nutze die Motivation, die entsteht, wenn Du sehen kannst, wie Du kontinuierlich Erfolge einfährst.
